Culture Book jako mapa funkcjonowania organizacji

Spędzacie godziny, dnie, miesiące i lata na pracę nad opracowaniem elementów wspierających kulturę organizacyjną. Checklista organizacji gotowa:

• Misja i wizja sformułowane.
• Wartości określone, dopracowane i przerobione wielokrotnie.
• Postawy z wartości wynikające omówione.
• Procesy wielokrotnie doskonalone i ustalone.

A mimo to nadal zdarza się, że jako zespół o nich zapominacie? Przychodzi pierwszy, drugi, trzeci nowy pracownik i wydaje się, że cały cykl trzeba rozpocząć od początku? Jeśli przynajmniej częściowo identyfikujesz się z tymi problemami, rozwiązać je może Culture Book.

Niniejsza wypowiedź gościnna ukazała się w najnowszej książce Anny Ledwoń-Blachy „Brand Purpose. Zbuduj przyszłość swojej marki krok po kroku„.

W Fox Strategy dużą uwagę poświęcamy naszej kulturze organizacyjnej. Cyklicznie odświeżamy wartości, pracujemy feedbackowo zarówno 1:1, jak i grupowo. Automatyzujemy i dopracowujemy procesy.

Niejednokrotnie jednak zdarzało się, że ostatecznie ciężko było spamiętać mnogość tych wątków nawet mi – osobie bezpośrednio zaangażowanej w ich tworzenie już od początku istnienia firmy. Zaczęliśmy więc spisywać każdy kolejny proces i wskazówkę, gromadzić je w firmowej chmurze i narzędziach projektowych. Nadal jednak brakowało nam sposobu na intuicyjne przedstawienie najważniejszych dla nas ustaleń.

Stąd pomysł stworzenia firmowej książki, która odpowie na nasze potrzeby. Inspirowani Employee & Culture Books znacznie większych marek, znaleźliśmy swój sposób na przedstawienie specyficznej (bo bliskiej turkusowej) kultury organizacji.

W Culture Booku znalazły się między innymi:

• krótka historia ponad 9 lat budowania organizacji
• opisy poszczególnych członków zespołu – zarówno ich specjalizacji, jak i prywatnych zainteresowań, pasji i hobby (co ułatwia rozpoczęcie small talku i zbudowanie relacji)
• misja i wizja firmy
• wspólnie opracowane i cyklicznie aktualizowane wartości organizacji
• lista postaw i zachowań, po których rozpoznamy, że dana wartość jest w firmie realizowana (i które są przydatnym materiałem na przykład podczas feedbacku)
• najważniejsze procesy związane z komunikacją, planowaniem i raportowaniem pracy oraz wskazanie miejsca, w którym członek zespołu znajdzie pomniejsze procesy
• ważne daty, czyli kalendarz cyklicznych wydarzeń i istotnych dla funkcjonowania firmy terminów
• kwestie HRowe,jak wykorzystanie urlopów i procesy związane z bonusowymi dniami urlopowymi czy instrukcja postępowania w przypadku konieczności realizacji nadgodzin
• benefity, na które mogą liczyć pracownicy Fox Strategy

Jednym z ważnych zadań działu HR jest dbałość o aktualność treści Culture Booka. Plik jest odświeżany i korygowany za każdym razem, gdy pojawia się nowy członek zespołu, nowy istotny proces czy inna ważna zmiana.

Co więcej posiadamy nie tylko ebooka, ale również cyklicznie drukujemy najnowszą wersję książki. Cel jest prosty – Culture Book ma być dla członków zespołu „na wyciągnięcie ręki”, w takiej formie, w jakiej jest im najwygodniej z niego korzystać.

Ta swoista „biblia organizacji” początkowo kierowana była do nowozatrudnionych pracowników. Stała się jednak naszą zespołową mapą, która nie tylko wprowadza nowych członków zespołu, lecz również wspiera nas w codziennym postępowaniu i egzekwowaniu wspólnie opracowanych wartości, postaw czy procesów naszej grupy spółek.

Niniejsza wypowiedź gościnna ukazała się w najnowszej książce Anny Ledwoń-Blachy „Brand Purpose. Zbuduj przyszłość swojej marki krok po kroku„.